Informativa sul trattamento dei dati

Ultimo aggiornamento: 24 ottobre 2026

Questa informativa spiega come trattiamo i dati di chi visita questo sito, di chi ci scrive e di chi prenota e soggiorna da noi, anche quando la prenotazione arriva da un portale o la fa un'altra persona. Vale anche per il nostro motore di prenotazione su empoli-rooms.amenitiz.io.

Titolare del trattamento

HOME TRAVEL SOLUTION S.r.l. a socio unico, via Donizetti 21/2, 50053 Empoli (FI), C.F. e P.IVA 07367870487, PEC hometravelsolution@pec.it. Gestisce Empoli Rooms, via dei Cappuccini 38, Empoli.

Per qualsiasi domanda sui tuoi dati: empolirooms@gmail.com, telefono +39 331 168 2664. Non abbiamo un responsabile della protezione dei dati (DPO): per un'attività come la nostra la legge non lo richiede (art. 37 del Regolamento UE 2016/679, «GDPR»).

Quali dati trattiamo

• Navigazione. Il sito è ospitato da Netlify, che per ogni visita registra indirizzo IP, browser, pagina richiesta, pagina di provenienza e ora. Il sito non usa cookie né strumenti di statistica o di profilazione.
• Prezzi e disponibilità. Quando apri il calendario o scegli date e ospiti nella barra di prenotazione o nella pagina Prenota, il tuo browser li invia al nostro motore di prenotazione, gestito da Amenitiz, insieme al tuo indirizzo IP. Nessun nome, nessun cookie. Da un telefono la richiesta porta anche il codice dei prezzi riservati a chi prenota dal telefono.
• Modulo per aziende e soggiorni lunghi. Azienda, referente, email, telefono, tipo di richiesta, numero di persone, periodo e note. Netlify, che riceve il modulo, registra anche indirizzo IP, browser, pagina di invio e data, e controlla ogni invio con il filtro antispam Akismet. La richiesta resta nel pannello di Netlify e ci arriva per email. Nelle note scrivi solo quello che serve alla richiesta: non ci servono dati sulla salute.
• Email, WhatsApp e telefono. Quello che ci scrivi o ci dici e il recapito da cui ci contatti.
• Prenotazione diretta. Nome, recapiti, date, camera, numero di ospiti, richieste, importi e dati per il pagamento, raccolti dal nostro motore di prenotazione.
• Prenotazione da un portale o fatta da altri. Se hai prenotato su Booking.com, Airbnb o Expedia, o se ha prenotato per te la tua azienda o un altro ospite, i dati ci arrivano da loro: il nome, i recapiti che ci trasmettono, date e camera, numero di ospiti, prezzo, richieste e, se previsti, i dati per il pagamento o per la fattura.
• Soggiorno. I dati del documento d'identità di ogni ospite e, se fai il check-in online, la foto del documento e una foto del tuo viso, che usiamo solo per verificare che il documento sia tuo; i dati per fatture e ricevute; per i soggiorni oltre trenta notti, quelli del contratto di locazione; se chiedi l'esenzione dall'imposta di soggiorno per motivi di salute, la dichiarazione prevista dal regolamento del Comune di Empoli.
• Recensioni. Quello che scrivi nel modulo «Lascia una recensione»: il testo, nome e cognome, quando hai soggiornato e, se li indichi, numero di prenotazione, provenienza, motivo del viaggio ed email. Nome, cognome, date e numero di prenotazione ci servono per ritrovare la prenotazione; l'email, solo se non la troviamo. Sul sito compaiono, se acconsenti, il testo, il nome senza cognome, il mese del soggiorno e, se li hai indicati, provenienza e motivo. Come per l'altro modulo, Netlify registra anche indirizzo IP, browser, pagina di invio e data e controlla l'invio con il filtro antispam; la recensione resta nel pannello di Netlify e ci arriva per email.

Perché li trattiamo e su quale base

• Rispondere alle richieste e mostrarti prezzi e disponibilità: misure precontrattuali che chiedi tu (art. 6.1.b GDPR). Per questo non serve il tuo consenso.
• Gestire prenotazione, soggiorno, pagamenti e contratti: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
• Identificazione degli ospiti, comunicazioni alla Questura, statistiche ufficiali, imposta di soggiorno, fatture, contabilità e registrazione dei contratti di locazione: obblighi di legge (art. 6.1.c). Per le informazioni sulla salute contenute in una richiesta di esenzione: motivi di interesse pubblico rilevante previsti dalla legge (art. 9.2.g GDPR).
• Proteggere il sito e i moduli da attacchi, abusi e spam (registri tecnici, filtro antispam): nostro legittimo interesse alla sicurezza del sito (art. 6.1.f).
• Far valere o difendere i nostri diritti in caso di contestazione: nostro legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Pubblicare la tua recensione: il tuo consenso (art. 6.1.a), che puoi ritirare quando vuoi.
• Controllare, prima di pubblicarla, che chi scrive una recensione abbia soggiornato da noi, e conservare traccia del controllo: nostro legittimo interesse a pubblicare solo recensioni vere e a poterlo dimostrare, come chiedono la legge 34/2026 e il Codice del consumo (art. 6.1.f).

Documenti e comunicazioni obbligatorie

• Questura. Possiamo alloggiare solo persone con un documento d'identità valido. Entro 24 ore dall'arrivo, o entro 6 ore per i soggiorni fino a 24 ore, comunichiamo alla Questura, con il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita e cittadinanza di ogni ospite; per l'ospite singolo e per chi guida una famiglia o un gruppo, anche tipo, numero e luogo di rilascio del documento (art. 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza).
• Check-in online. Dopo la prenotazione ti arriva per email il link al check-in online di Vikey, il servizio che usiamo per raccogliere i documenti: lì carichi la foto del documento e una foto del viso. Controlliamo che dati e foto corrispondano e confermiamo il check-in; a quel punto le foto vengono cancellate. I dati del documento servono per la comunicazione alla Questura.
• Documenti mandati in altro modo. Se ci mandi una foto o una copia del documento per email o WhatsApp, la usiamo solo per il check-in e per la comunicazione alla Questura e la cancelliamo appena il portale rilascia la ricevuta.
• Statistiche. Comunichiamo arrivi e presenze, senza nomi, alla Città Metropolitana di Firenze, che raccoglie i dati per ISTAT e Regione Toscana.
• Imposta di soggiorno. La riscuotiamo per il Comune di Empoli e gli comunichiamo numero di ospiti, pernottamenti ed esenzioni, senza nomi. Le dichiarazioni di esenzione restano a disposizione dei controlli del Comune.

Per quanto tempo li conserviamo

• Richieste, email e messaggi che non portano a una prenotazione: fino a 24 mesi dall'ultimo contatto. Poi li cancelliamo, anche dal pannello di Netlify e dalla casella di posta.
• Messaggi legati a un soggiorno: fino a 24 mesi dalla partenza.
• Dati della prenotazione, fatture, ricevute, pagamenti e contratti: 10 anni, per gli obblighi contabili e fiscali e per far valere o difendere i diritti nati dal contratto (artt. 2220 e 2946 del Codice civile).
• Ricevute delle comunicazioni alla Questura: 5 anni. I dati inviati e le copie dei documenti li cancelliamo appena il portale rilascia la ricevuta (decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013, art. 4-bis).
• Foto caricate per il check-in online: vengono cancellate appena confermiamo il check-in.
• Dichiarazioni di esenzione dall'imposta di soggiorno: fino a quando il Comune può fare controlli, cioè fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della dichiarazione annuale (legge 296/2006, art. 1, comma 161).
• Recensioni pubblicate: due anni, o meno se ritiri prima il consenso: in quel caso la togliamo dal sito appena riceviamo la richiesta. Il modulo con cui è arrivata resta nel pannello di Netlify per lo stesso tempo, come prova del consenso e del controllo.
• Recensioni che non pubblichiamo (per esempio perché non troviamo il soggiorno, o perché arrivano oltre i 30 giorni dalla partenza): le cancelliamo entro tre mesi dall'invio, anche dal pannello di Netlify e dalla casella di posta.
• Registri tecnici di Netlify e Amenitiz: per il breve periodo che i due fornitori stabiliscono per la sicurezza del servizio.

Chi riceve i dati

Li trattano solo le persone che lavorano con noi, autorizzate e istruite. Per nostro conto, come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), li trattano:

• Netlify, Inc. (San Francisco, Stati Uniti): hosting del sito e ricezione dei moduli;
• Amenitiz Solutions S.L. (Barcellona, Spagna): motore di prenotazione, gestionale e collegamento con i portali;
• Vikey (Roma): check-in online, raccolta e verifica dei documenti e preparazione delle comunicazioni obbligatorie;
• il nostro consulente contabile, per fatture e contabilità.

Li ricevono inoltre, ciascuno per i propri compiti e con le proprie regole:

• Google: la nostra casella di posta è un account Gmail, quindi le email e gli invii dei moduli sono conservati sui server di Google (informativa di Google);
• WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, gruppo Meta), se scegli di scriverci lì;
• i portali da cui arriva la prenotazione e l'azienda che ha prenotato per te;
• banche e fornitori dei servizi di pagamento, per incassi e rimborsi;
• le autorità pubbliche, quando la legge lo impone: Questura, Città Metropolitana di Firenze, Comune di Empoli, Agenzia delle Entrate (anche per le fatture elettroniche, tramite il Sistema di Interscambio).

Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo ad altri per pubblicità.

Dati fuori dall'Unione europea

Netlify tratta negli Stati Uniti i registri tecnici e i dati dei moduli. Netlify, Inc. aderisce al Data Privacy Framework UE-USA: il trasferimento si basa sulla decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 (art. 45 GDPR). Il contratto con Netlify prevede in più le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR), che si applicano se il Data Privacy Framework non fosse più utilizzabile.

Amenitiz tratta i dati nello Spazio economico europeo; alcuni suoi fornitori (hosting, pagamenti, invio di messaggi, immagini, controllo tecnico) sono negli Stati Uniti e ricevono i dati in base al Data Privacy Framework o alle clausole contrattuali standard. Lo stesso vale per Vikey: se un suo fornitore tratta i dati fuori dall'Unione europea, il trasferimento deve basarsi sul Data Privacy Framework o sulle clausole contrattuali standard. Google LLC e WhatsApp LLC, che aderiscono al Data Privacy Framework, trattano dati anche negli Stati Uniti, secondo le loro informative.

Puoi verificare le adesioni su dataprivacyframework.gov e chiederci copia delle clausole contrattuali standard scrivendo a empolirooms@gmail.com.

I tuoi diritti

Puoi chiederci in qualsiasi momento di:

• sapere se trattiamo tuoi dati e riceverne copia (art. 15 GDPR);
• correggerli o completarli (art. 16);
• cancellarli, se non dobbiamo conservarli per legge o per difendere un diritto (art. 17);
• limitarne l'uso, per esempio mentre verifichiamo una tua contestazione (art. 18);
• riceverli in un formato leggibile da computer, o farli trasmettere a un altro titolare, se ce li hai dati tu per un contratto o con il tuo consenso (art. 20);
• ritirare un consenso: vale da quel momento e non rende illecito quanto fatto prima (art. 7.3).

Scrivi a empolirooms@gmail.com o alla PEC hometravelsolution@pec.it. Rispondiamo entro un mese; se la richiesta è complessa possiamo prorogare di altri due mesi, avvisandoti entro il primo (art. 12.3). Se non siamo certi che la richiesta venga da te, ti chiediamo di confermare la tua identità.

Diritto di opposizione

Puoi opporti in qualsiasi momento, per motivi legati alla tua situazione particolare, ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse: la sicurezza del sito e dei moduli, il controllo delle recensioni e la difesa dei nostri diritti. In quel caso smettiamo, salvo motivi legittimi prevalenti o la necessità di difendere un diritto in giudizio (art. 21 GDPR).

Reclamo

Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del Paese dell'Unione europea in cui vivi o lavori (art. 77 GDPR).

Devi darci i tuoi dati?

• Modulo per aziende: azienda, referente ed email (i campi con l'asterisco) servono per risponderti; senza, non possiamo farlo. Gli altri campi sono facoltativi.
• Prenotazione: i dati richiesti dal motore servono per concludere il contratto; senza, non possiamo accettarla.
• Documento d'identità: lo impone la legge; senza, non possiamo darti alloggio.
• Recensione: è una tua scelta; se rinunci, per il resto non cambia nulla. Nel modulo della recensione, nome e cognome e il periodo del soggiorno servono per ritrovare la prenotazione: senza, non possiamo pubblicarla.

Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, profilazione compresa (art. 22 GDPR).

Modifiche

Se cambiamo questa informativa, aggiorniamo la data in cima alla pagina.